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O que é o Kaizen e como aplicá-lo no trabalho?

Moça observando a estrutura de um lugar

O Kaizen, ou lean manufacturing, é um sistema de gerenciamento japonês baseado na melhoria contínua da IA. Isso minimiza as perdas e torna o trabalho o mais eficiente possível. Nós dizemos como introduzir o Kaizen no trabalho.

Nossa especialista é Marina Dyachenko, parceira administrativa, CEO da empresa MANEZH, condutora dos princípios de implementação kaizen nos negócios, palestrante do evento internacional Disrupt HR Kyiv, organizado pelo grupo  Quadrate28 .

Pela primeira vez, o kaizen foi usado na empresa japonesa Toyota após a Segunda Guerra Mundial. Diante da concorrência de gigantes automotivos ocidentais, a Toyota adotou suas melhores práticas para organizar sua própria produção.

A Ford emprestou uma enorme linha de montagem, aumentou a produtividade do trabalho e reduziu os custos do produto.

A Cadillac levou os princípios da intercambiabilidade de peças e pessoas, bem como a padronização de processos.

A isto foi adicionado o desejo tradicional japonês de melhoria contínua. Portanto, havia uma nova filosofia de gerenciamento, chamada kaizen.

O Kaizen trata de restaurar a ordem, monitorar resultados e melhorar continuamente.

A filosofia Kaizen é amplamente baseada nos valores dos japoneses. Trabalhar para eles é o sentido da vida. Eles sentem seu envolvimento nos negócios e na empresa, muitas vezes permanecem na mesma empresa por toda a vida, seus filhos constroem suas carreiras lá. 

A cultura do Japão é inerente ao respeito pelo trabalho e pelos resultados de outros, pelos colegas e clientes (os japoneses até dão um cartão de visita com as duas mãos). Hoje eles se esforçam para fazer melhor do que ontem, para aperfeiçoar até a ação mais simples.

O principal princípio do Kaizen

O Kaizen pode ser usado não apenas no trabalho de produção, mas também em qualquer campo de atividade. O princípio mais importante do kaizen é a confiança em uma equipe de pessoas afins.

O Kaizen implica o envolvimento de cada funcionário no processo de melhoria contínua, juntamente com o foco no respeito ao cliente, produto, artesanato e pessoas .

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Principais ferramentas do Kaizen e como aplicá-las

1. TRM (Manutenção Produtiva Total)

Ele pressupõe que cada funcionário seja treinado nas especificidades da manutenção de equipamentos .

Muitos problemas que surgem no trabalho podem ser resolvidos se você entender melhor os processos com os quais trabalhamos. Tente ser independente, domine mais do que o necessário para a sua posição.

2. Procedimento operacional padrão

Instruções escritas que descrevem a sequência de operações típicas.

Como? Essa instrução pode ser, por exemplo, um algoritmo para processar e transferir contas ou um fim de semana não programado. Isso facilitará bastante a interação com os colegas, eliminará perguntas padrão, ajudará a desenvolver uma habilidade automática e adaptará rapidamente novos funcionários.

3. Kaizen (como melhoria contínua)

Quando você se esforça para fazer seu trabalho melhor todos os dias.

Como? Acompanhe as lacunas e omissões, proponha soluções para resolvê-las. Não reclame, mas procure soluções ideais para os problemas.

4. O método “5 por quê”

Ajuda a encontrar a causa raiz dos problemas.

Se você tiver dificuldade, pergunte-se por que. Quando você receber a resposta, pergunte-se novamente. E assim cinco vezes. No final desta cadeia, você entenderá o que está no cerne do problema. – Veja mais em Diagrama de Ishikawa.

5. Inspeção visual

A organização correta da área de trabalho e dos processos, graças à qual o estado de todo o sistema e, portanto, os problemas que surgem, é imediatamente visível. Uma boa visualização é quando não há perguntas sobre a ordem das ações ou o conteúdo dos processos.

Como? Coloque placas informativas, cole lembretes na conclusão de tarefas no local de trabalho, marque trabalhos já concluídos em cores diferentes, etc.

6. Sistema 5S 

Inclui classificação (Seiri), manutenção de pedidos (Seiton), limpeza (Seiso), padronização (Seiketsu) e aprimoramento (Shitsuke). Veja mais em Método 5s.

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Aqui estamos falando sobre a ordem e a transparência de todos os processos de trabalho. Isso permite que você libere de 2 a 3 horas por semana para fazer o que você ama e para o seu próprio desenvolvimento.

7. Troca rápida de SMED  ( troca de dados de um minuto) 

Permite reduzir o tempo de alternar de uma tarefa para outra.

Como? Somos confrontados com altas velocidades de processos, somos obrigados a tomar decisões rápidas e responder rapidamente a um contexto em constante mudança. Portanto, é importante poder alternar rapidamente de uma tarefa para outra.

8. Jid Oka 

Permite controlar a qualidade dos produtos e processos durante a execução do trabalho. Veja mais sobre o método Jid Oka.

É importante não apenas fazer seu trabalho qualitativamente, mas também não ignorar os defeitos de outros colegas (se o resultado do trabalho de toda a equipe depender disso). Ou seja, ao trabalhar em equipe, não aceita, não aceita e não transfere mais defeitos.

9. Just In Time 

Quando tudo acontece no lugar certo, na hora certa e na quantidade certa.

Como ? Seja pontual e preciso: não decepcione parceiros, colegas e você mesmo .

10. O sistema kanban

Graças às placas de sinalização especiais, ajuda a executar as tarefas necessárias na quantidade certa e no momento certo. É usado para implementar o princípio de “just in time”.

Como? Por exemplo, pode ser uma tabela na qual são indicadas novas tarefas, tarefas no trabalho, testes, tarefas concluídas etc. Cada coluna é tarefa de um especialista individual, e a tarefa se move de coluna em coluna (de um especialista para outro) à medida que progride. 

Assim, você pode ver imediatamente o número de tarefas, o status de sua implementação, a carga de cada funcionário, os gargalos em que as tarefas se acumulam e retardam todo o processo.

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Kaizen é um estilo de vida

A chave do sucesso na aplicação do kaizen é a busca pela qualidade de uma pessoa sem perda. A qualidade de vida, trabalho, eventos, os resultados de suas ações. Afinal, a perda também é sobre tempo, esforço e potencial pessoal.

O Kaizen ajuda a encontrar o tempo que falta e novas idéias, a dominar novas habilidades para realizar seu potencial.

Graças ao kaizen, as pessoas aprendem a analisar suas vidas, a formar estratégias e objetivos de vida, aprendem a ser maduras e conscientes .

Por onde posso começar hoje?

Kaizen começa com a análise. Faça um inventário completo dos casos. É importante entender onde há perdas, avaliar ações desnecessárias e revisar a organização do trabalho. Então você pode começar a otimizar os processos:

  •  organize seu espaço de trabalho;
  •  limpar, remover o excesso;
  •  organizar racionalmente o armazenamento de documentos;
  •  seguir uma organização lógica do trabalho.

Para verificar se você realmente conseguiu usar esse princípio, tente encontrar o arquivo importante em 30 segundos. Se você tiver sucesso, está no caminho certo.

Que pequenos passos constantes para melhorar se tornem parte integrante de todos os dias úteis .

Experiência pessoal

Minha equipe e eu estamos envolvidos na implementação do kaizen por 10 e 8 anos – o desenvolvimento de pessoal em termos de soft skills.

E só agora posso dizer que estou formando uma equipe consciente de gerentes. Eles querem se desenvolver conscientemente todos os dias e não limitam seu crescimento a nenhuma área.

Não tenho as mesmas abordagens para todos, uso todo o conjunto de técnicas que o kaizen oferece, bem como as idéias que nascem na minha cabeça no processo de trabalhar com a equipe.

Fontes:

Admin Jobs
Job Network
Global Careers Fair
Open Colleges
INC

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