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Como parar de odiar as reuniões de trabalho

Reunião de trabalho chata

O professor e empresário Eric Vermeulen, em sua coluna no Medium, acha que vale a pena mudar as reuniões de trabalho para que os funcionários parem de odiá-las. Publicamos uma tradução do seu artigo para o ucraniano.


Fala-se muito sobre oficinas agora. E quase sempre de maneira negativa. Tudo se resume ao fato de que eles estão desatualizados e ineficientes na cultura digital.

As reuniões demoram muito tempo. Eles distraem o trabalho “real”. Eles são difíceis de produzir (pois geralmente apenas confirmam o status quo). Afinal, como reuniões de trabalho nunca são abertas e gratuitas: elas apenas se transformam em estruturas hierárquicas existentes dentro de uma organização organizada lá, a melhor maneira de evitar alterações.

Em suma, como reuniões matam ou empreendedorismo e inovação. E na era digital, éma receita para desastre.


Então – que reunião?

Uma visão negativa para a reunião é amplamente verdadeira. Estou envolvido em atividades de vários grupos (negócios, governo e educação) e tenho experiência semelhante em todos os lugares. Há um gramado aberto para reuniões de trabalho, mas também para retornar ao trabalho após sua conclusão. Estive em muitas reuniões que sugeriram, mas a minha energia.

Eu posso ver por que as empresas estão tentando fazer algo sobre isso. Eles tentam mitigar os efeitos negativos realizando reuniões apenas no final do dia de trabalho. Limite o tempo alocado para uma reunião. Eles reduzem o número de salas de reunião. Eu até ouvi falar de pessoas que realizam reuniões quando estão de pé.

Você precisa dessas restrições? Isso pode ser inesperado para você, mas minha resposta é não.

Ainda precisamos de oficinas. E especialmente – as empresas mais inovadoras e flexíveis. A interação pessoal permanece importante mesmo na era digital.

No momento em que o trabalho em equipe e a troca aberta de idéias se tornaram mais importantes do que nunca, devemos manter a oportunidade de interação pessoal e a cogeração de idéias que nos proporcionem reuniões de trabalho. Todos os envolvidos devem reconhecer o valor de poder trabalhar, discutir, aprender e criar algo juntos.

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Em vez de tentar alterar o formato das reuniões de trabalho, é muito melhor “corrigir” o comportamento que as leva a falhar. 


5 truques que tornarão as reuniões mais eficazes

Então, aqui estão cinco coisas que todos precisamos fazer para melhorar a qualidade de nossas reuniões de trabalho.


Não planeje reuniões muito cedo

Embora eu veja os benefícios de ter um evento no meu calendário o mais cedo possível, percebo que essa estratégia não funciona mais. Muitas vezes, essas reuniões alteram seu formato / tema ou são completamente canceladas. Na pior das hipóteses, a reunião acontece, mas se torna um completo desperdício de tempo (conforme as circunstâncias mudaram e não há mais nada a discutir).

Parei de aceitar as reuniões com antecedência e tenho tentado seguir as regras de Warren Buffy agendando reuniões em apenas alguns dias ou semanas. Embora Warren Baffit geralmente marque reuniões no dia seguinte, no máximo.


Não preencha seu calendário com reuniões

Conheço pessoas cujos calendários estão completamente cheios de reuniões de trabalho para os próximos meses. As pessoas pensam que isso demonstra sua ocupação e importância. Mas eu não teria pensado muito sobre essa abordagem.

Para mim, isso é uma prova do fato de que uma pessoa não faz muito, porque seu dia inteiro é preenchido com discussões. Essas pessoas não são verdadeiras visionárias (que levam tempo para pensar, repensar e apresentar novas idéias inovadoras). Às vezes, eles até usam reuniões para justificar seu trabalho. Como ouvi recentemente: são pessoas que não podem se permitir liberdade e responsabilidade.


Comece a ouvir

Muitas vezes, as reuniões são uma perda de tempo, porque as pessoas não ouvem. Eles gostam de ouvir o som de sua própria voz. Isso é aceitável no início do processo, mas rapidamente começa a ficar irritante. Especialmente quando você entende que as pessoas com as vozes mais altas podem contar um pouco.

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Quanto menor, melhor

Normalmente, as reuniões são muito apertadas e a discussão segue em círculos. Vale a pena decidir como começa o novo debate. Parece que as pessoas estão tão felizes em tomar decisões que estão prontas para repetir a discussão, apenas para senti-la novamente.

Isso deve ser interrompido pelo presidente da assembléia. Se não for você, peça ao grupo que passe para o próximo ponto de discussão.

Colheita de lixo

Todo mundo quer parecer esperto nas reuniões. É natural. Muitas pessoas nem se preparam para as reuniões, e a melhor maneira de ocultar isso é agir com sensatez, fazendo perguntas ou falando sem sentido. Repetir o que já foi dito é outra ótima maneira de enganar sua mente. Precisamos condenar esse comportamento com mais frequência, para que outras pessoas não queiram copiá-lo.

Uma lição sobre organização realmente flexível

Desde o início do ano, tenho tentado “salvar” minhas reuniões, corrigindo o comportamento acima. Porque ainda acredito que são necessárias reuniões adequadamente organizadas para que a organização avance. No entanto, todos devemos ser mais inteligentes e aprender constantemente como realizar essas reuniões.

Precisamos aumentar o nível de produtividade das reuniões – para mudar nosso próprio comportamento e também para ajudar uns aos outros a se tornarem melhores participantes das reuniões de trabalho.

Esses cinco truques funcionam para mim, mas tenho que admitir que a luta está em andamento. Ainda estou aprendendo diariamente como gerenciar reuniões com sucesso para aumentar minha produtividade e minimizar a frustração e o estresse.

Fontes:

Admin Jobs
Job Network
Global Careers Fair
Open Colleges
INC

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