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Como organizar uma conferência online

Notebook com propagandas

Tome todas as medidas com cuidado: organizar uma conferência on-line é uma tarefa difícil que exigirá concentração e muito esforço. Mas vale a pena: se tudo for feito corretamente, sua escola on-line receberá muitos bons PR e novos clientes.

Etapa 1. Desenvolva uma estratégia

Comece com o planejamento geral. Você precisa escrever um conceito claro do evento, de preferência em um documento separado.

Para quem a reunião é realizada. Qual é o seu principal público-alvo? Você deve literalmente desenhar vários retratos de participantes típicos da conferência. Responda às perguntas:

  • Profissões dos alunos. O que eles estão fazendo? Que posições eles ocupam? Será interessante para artistas, gerentes, empresários? Por exemplo, em uma estratégia sobre como criar uma conferência sobre criação de desembarques, haverá especialistas em marketing, diretores de marketing e proprietários de pequenas empresas na Ásia Central.
  • Pense no que mais preocupa os representantes da Ásia Central. Que tipo de “dor” eles têm? Continuando o exemplo, a busca por bons contratados será interessante para os empresários, para o rastreamento de KPIs para gerentes e ferramentas de automação para artistas.
  • Onde os representantes da Ásia Central se comunicam sobre o tema da conferência. Encontre fóruns, grupos de perfis em redes sociais, bate-papos no Telegram. Tente alcançar o maior número possível de canais.

Quando você tiver as respostas para essas perguntas, poderá articular claramente a ideia do evento e fazer a promoção.

Pessoas pensando junto
Pessoas pensando junto

Etapa 2. Encontre alto-falantes

Prepare uma lista aproximada de pessoas interessadas no público-alvo. Tente encontrar não apenas pessoas famosas que já praticam performances on-line, mas também líderes de opinião em um nicho. Podem ser administradores de fóruns ativos, representantes da empresa publicados em mídia especializada, proprietários de grandes públicos e grupos no VKontakte e no Facebook.

Escreva uma carta que não apenas convide as pessoas a falar. Ofereça um tópico para o relatório, explique quais problemas o público deseja resolver com a apresentação.

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Dê benefícios ao orador – explique quantas pessoas você planeja atrair para a conferência, que tipo de cobertura está planejada. Se o seu formato permitir que os palestrantes vendam seus produtos, diga-o em uma carta.

Etapa 3. Prepare o programa

A posição principal no programa da conferência deve ser um especialista da sua escola online. Se você planeja uma reunião por vários dias, tente fazer seus relatórios diariamente.

Coloque alto-falantes no meio ou no final de uma reunião. Indique que os prazos podem ser alterados, para que os espectadores sejam melhores em participar de todos os relatórios.

Não se esqueça de mencionar que haverá feedback de especialistas da reunião. Para aqueles que participarão de toda a conferência, prepare um bônus – pode ser um livro eletrônico, consulta e outros materiais úteis.

Se você planeja vender gravações da conferência, diga-o no final do programa – para que aqueles que não têm tempo para participar da reunião possam planejar a compra.

Pessoas em teleconfêrencia
Pessoas em teleconfêrencia

Etapa 4. Encontre parceiros

Para organizar uma conferência online bem-sucedida, um bom programa e posicionamento não são suficientes. Procurando parceiros do seu nicho.

Faça com eles em um sistema semelhante aos alto-falantes – faça uma lista completa da empresa e das marcas com as quais você pode oferecer cooperação. Faça uma proposta na qual indique o escopo do evento, os canais de publicidade planejados, uma lista de palestrantes que já concordaram em participar e aqueles que você convidou.

Ofereça informações específicas da empresa, envie cartas personalizadas. Ruim – uma carta no formato “Vamos dar algo para a conferência”. Bom – “Ivan Ivanovich, em uma conferência como essa, teremos muitos clientes em potencial da sua empresa. Convidamos você a apresentar nosso público ao seu produto. 

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Vamos fazer uma troca – você tem três acesso ilimitado ao seu serviço para o sorteio, entre nós a organização da competição, além de um grande banner na página principal da conferência “

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Etapa 5. Prepare a plataforma técnica

Você precisa decidir com antecedência em qual plataforma a conferência será realizada. Ao contrário de um seminário on-line comum, você precisa mudar o canal principal para alto-falantes, então procure uma plataforma com esses recursos.

Se pelo menos 30 a 100 pessoas estiverem planejando participar da conferência, use serviços pagos – haverá mais confiabilidade, não há risco de que a conta pare de responder no momento certo.

Trabalhamos no  GetCourse  – além de transmissões ao vivo e webinars de gravação, o sistema de análise é integrado lá. Há acesso à demonstração – explore os recursos desta plataforma ou encontre um analógico adequado.

É assim que a interface para passar uma palavra para outro palestrante no GetCourse se parece – tudo é simples e intuitivo

Etapa 6. Faça materiais promocionais

Promova uma conferência on-line em todos os canais em que você pode alcançar seu público-alvo:

  • Faça um anúncio no blog;
  • Prepare um boletim para seus assinantes – apenas 3-4 cartas com um anúncio, uma história sobre o programa, informações detalhadas sobre palestrantes e parceiros são suficientes. Se houver essa oportunidade, compartilhe materiais úteis com antecedência – para que o público-alvo receba confirmação da utilidade da conferência;
  • Crie um vídeo com um convite, publique-o no Youtube;
  • Faça uma reunião de eventos nas redes sociais, escreva várias postagens com anúncios e convites;
  • Reúna uma página de destino. Um construtor livre, por exemplo, Tilda, também é adequado.

Se você decidir trabalhar com a plataforma para a realização de conferências, faça o upload de materiais publicitários lá – a análise será conectada automaticamente, será mais fácil calcular o preço do assinante e do ouvinte da conferência.

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Homem estudado pensativo
Homem estudado pensativo

Etapa 7. Execute a Promoção

A conferência está quase pronta. Agora você precisa encontrar a coisa mais importante – os ouvintes. É melhor se você receber uma taxa simbólica, mas de participação. As pessoas não levam a sério os grandes eventos que são realizados de graça.

Experimente o esquema de monetização usual para uma escola on-line – os principais materiais são vendidos, mas há um “acesso de demonstração”. Faça um seminário on-line gratuito sobre o tema da conferência uma semana antes do início da reunião. Mostre o benefício do seu especialista, explique qual transformação aguarda os participantes do evento completo.

A principal estratégia de promoção é publicidade contextual e direcionada, listas de discussão e anúncios de líderes de opinião. 

Etapa 8. Realize uma conferência

Antes da conferência, lembre todos os participantes do evento por correio. Faça anúncios no dia anterior à reunião em todas as redes sociais. Peça a palestrantes e parceiros para duplicar sua gravação em todos os locais.

Durante a conferência, transmita ao vivo nas redes sociais – conte teses interessantes, escreva citações dos participantes, publique materiais úteis. As pessoas devem entender que estão perdendo algo importante e interessante.

Bônus: O que fazer após a conferência

Quando a reunião termina, seu trabalho continua. Colete todas as entradas do webinar, use algumas delas como material promocional para sua escola online.

Grave em todos os canais com uma oferta para comprar seminários on-line. Não se esqueça de escrever um delineador para cada discurso – uma breve história sobre o que o orador disse.

Obtenha feedback. Crie um questionário no Google Forms, peça aos participantes para avaliarem a organização geral da conferência e cada orador separadamente. Em troca, prometa um pequeno desconto em seu próximo compromisso.

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