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Como manter uma comunicação eficaz

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As regras da comunicação eficaz

Todos os dias nos deparamos com uma enorme quantidade de comunicações online e offline. Com a ajuda deles, nos conhecemos, nos comunicamos, resolvemos tarefas de trabalho e construímos uma carreira. 

Hoje, as habilidades de comunicação não são menos importantes que a experiência e as habilidades difíceis. Dizemos a você como garantir que sua comunicação seja sempre o mais eficaz possível.

Ouvimos o webinar de Ulyana Kulikova , a diretora da escola de negócios PROFI Space , onde são realizados cursos, webinars e treinamentos para desenvolvimento profissional e gravamos tudo o que você precisa saber sobre comunicação eficaz.

Um pouco de teoria, ou o que torna a comunicação eficaz

Para começar, vamos definir os termos. Que tipo de comunicação pode ser considerada eficaz?

Comunicação é o processo de troca de informações entre duas ou mais pessoas. O iniciador da comunicação (isto é, o remetente) gera algum tipo de mensagem, codifica-a (isto é, escolhe de que forma a transmitir) e determina o canal de comunicação apropriado. 

O destinatário, por sua vez, decodifica essa mensagem (ou seja, descriptografa seu valor) e fornece feedback ao remetente. Assim, a cadeia de comunicação é fechada em um círculo.


Consequentemente, a comunicação efetiva ocorreu quando o remetente entregou com sucesso a mensagem principal e recebeu feedback do destinatário sobre isso.


Para que a comunicação seja eficaz, ela deve, em primeiro lugar, ter um objetivo claro, em segundo lugar, a quantidade mínima de interferência e, em terceiro lugar, a linguagem de codificação e decodificação deve ser aproximadamente a mesma.


Como melhorar sua comunicação?

1. Sempre formule a mensagem

Se estamos falando de comunicação comercial, esse estágio não deve ser ignorado. Lembre-se: para ser eficaz, a comunicação deve ter um objetivo. Formule as respostas para as seguintes perguntas para si mesmo.

  • Por que você entra em comunicação?
  • O que você quer transmitir?
  • Que resultado você deseja obter?

E antes de cada reunião de trabalho / reunião / e-mail, etc. Certifique-se de formular com essas perguntas sua mensagem principal e o objetivo que você deseja alcançar. Pense no que uma pessoa deve fazer depois de se comunicar com você e coloque isso em um plano de ação compreensível. Esta é uma boa regra de toda comunicação.


2. Envolver dois canais de comunicação

Em geral, existem 3 tipos de comunicação: oral, não verbal e escrita.

Oral é a nossa comunicação ao vivo com você. Essa comunicação é mais natural, pode ser apoiada por informações não verbais (nossos gestos, movimentos, posturas, expressões faciais) e complementa a mensagem emocional. Mas em tal comunicação e interferência muito mais.

A comunicação por escrito nos permite ser mais claros e específicos, portanto é considerada mais eficaz. Além disso, ajuda a evitar muitas interferências, como um código cultural. Mas essa comunicação geralmente é desprovida de uma mensagem emocional.


Qual canal escolher depende de suas capacidades, desejos e contexto. De qualquer forma, lembre-se da regra da comunicação eficaz: use sempre dois canais de transferência de informações.

Oral + não verbal: reforce suas palavras com gestos – isso ajudará a transmitir seus pensamentos com mais probabilidade e evitar muitos obstáculos. Além disso, sua mensagem fica melhor impressa na consciência do interlocutor e será mais difícil para ele esquecer o que foi dito.

Oral + escrito: confirme todos os acordos orais por escrito e por escrito – fale oralmente. Tem uma reunião ao vivo? Escreva para todos os participantes uma carta com os resultados e registre as informações recebidas. Definir uma tarefa para um colega? Soe em uma reunião. 

Se você trabalha remotamente, tente usar as mensagens de voz com mais frequência e entre em contato com a equipe por meio de comunicação por vídeo, especialmente para discutir questões importantes, para que você possa usar dois canais de comunicação ao mesmo tempo.


3. Minimize a interferência

A maioria das interferências ocorre no estágio de informações de codificação / decodificação e durante a comunicação direta. O que nos impede de transmitir nossos pensamentos para os outros?

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Percepção seletiva. Devido a suas distorções cognitivas (desvios sistemáticos na percepção e no pensamento, devido a crenças subjetivas, estereótipos etc.), uma pessoa percebe as informações seletivamente. Em outras palavras, ele ouve apenas o que deseja ouvir, confirmando sua opinião.

Distorções cognitivas são comuns a todos e podem interferir na comunicação, porque o destinatário está inicialmente determinado a não ouvir algo novo do remetente, mas a confirmar um ponto de vista existente que seja aceitável para ele.

Se você entender que o interlocutor não percebe nenhuma parte da informação, analise o canal e a codificação. Talvez você o explique demais – use terminologia incompreensível, gíria, seu feed é muito agressivo ou confuso etc. Seja correto, específico e simples.

Filtragem , ou bloqueio sensorial, é o uso de um filtro de informações, como resultado do qual apenas uma parte das informações recebidas entra no nível de processamento. Ou seja, uma pessoa nem percebe a codificação até o fim. Para minimizar a filtragem, você só precisa usar vários canais de comunicação.

Barreiras semânticas surgem quando as pessoas não entendem o significado de algumas palavras / gestos. Tais barreiras podem surgir na comunicação não apenas de pessoas de diferentes países, mas também de diferentes profissões, gerações ou estratos sociais. A aparência de tal interferência pode ser culpa do remetente – por exemplo, quando ele tenta parecer muito inteligente e deliberadamente complica seu discurso.

A única maneira de lidar com as barreiras semânticas é simplificá-la o máximo possível. Mas não a ideia ou processos, mas a própria comunicação. E preste atenção ao seu não verbal, especialmente se você trabalha em uma equipe internacional – alguns gestos podem significar completamente diferentes em diferentes países.

Código cultural. Para resumir, esse é o inconsciente cultural formado ao longo dos anos. O código cultural de uma nação determina sua psicologia e ajuda a entender suas reações comportamentais.

Para uma comunicação eficaz, é muito importante entender o código cultural do interlocutor, especialmente se você estiver se comunicando com alguém do exterior. 

Por exemplo, se na China você conversar com um colega em tom alto (e conosco a emoção é uma prática comum), ele poderá eventualmente tirar uma licença médica para ser tratado por desgaste emocional. Porque não é habitual se comunicar assim.

Diferentes níveis de interlocutores. É principalmente sobre o nível de motivação. Quem inicia a comunicação está sempre mais motivado para alcançar algum tipo de resultado. 

É necessário levar isso em conta e colocar motivação adicional para o destinatário, a fim de aumentar seu nível de interesse e envolvimento no processo de comunicação.


4. Obtenha feedback

O feedback ruim não é uma reação negativa à sua mensagem (como muitos podem pensar), mas sua completa ausência. O feedback é um elemento obrigatório da comunicação; sem qualquer feedback do destinatário, ele simplesmente não pode ser considerado eficaz.

Se você não o recebeu, verifique novamente toda a cadeia de comunicação e entenda o que deu errado: escolha o canal de comunicação errado, não calcule a interferência, não formule um plano de ação etc. E lembre-se: toda a responsabilidade de receber feedback recai precisamente no iniciador da comunicação.


Regras para uma comunicação escrita eficaz

A comunicação escrita ocupa um lugar especial em nossa vida. Sempre nos correspondemos, em todos os lugares e com todos. Até a correspondência comercial não se limita mais ao correio, mas é transferida para mensageiros instantâneos. Portanto, é tão importante observar regras elementares de correspondência.

  • 1. Observe o princípio: uma letra / mensagem = um assunto e uma mensagem que você deseja transmitir.
  • 2. Mantenha uma estrutura clara: tópico, título, ideia principal, conclusão, apelo à ação. Nenhum fluxo de consciência.
  • 3. Faça resumos escritos das reuniões e registre os arranjos orais.
  • 4. Coloque as pessoas em uma cópia corretamente: especifique quem é responsável por quê e quando é apropriado conectar-se às tarefas. Por exemplo, não é necessário que um gerente copie absolutamente tudo, porque ele não precisa fazer todo o trabalho operacional.
  • 5. Escreva brevemente e vá direto ao ponto (aqui mesmo sem comentar).
  • 6. Preste atenção ao design competente do texto: faça parágrafos, seja alfabetizado, destaque o importante com a ajuda da formatação.
  • 7. Especifique a pessoa responsável ao definir tarefas: a pessoa responsável pela implementação deve ser uma, todas as outras devem estar envolvidas. Desfocar a responsabilidade entre duas ou mais pessoas com mais frequência significa que ninguém assumirá essa tarefa.  
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Como evitar a sobrecarga de informações?

Falamos sobre quanta comunicação existe – eficaz e não muito. Em uma quantidade tão grande de fluxos de informações, é muito importante não se esgotar e não perder o interesse no trabalho, na comunicação e em outras pessoas. A higiene mínima das informações ajudará a evitar sobrecarga e desgaste.

  • Defina suas prioridades em um determinado momento (quais informações são necessárias e relevantes para você agora e quais não são).
  • Desative informações não prioritárias (limpe o feed do Facebook, cancele a inscrição de pessoas que você não gosta, não aceite solicitações que você não pode (ou não deseja) atender.
  • Valide informações usando várias fontes.
  • Componha sua opinião pessoal nos pontos que são prioritários em sua vida, mas esteja preparado para o fato de que essa não é a única verdade.
  • Controle emoções e gerencie-as conscientemente, ou seja, desenvolva sua inteligência emocional.


O que ler sobre comunicação eficaz?

  • 1. “Fundamentos da teoria da comunicação” Olga Gnatyuk.
  • 2. “Como dizer para que as crianças escutem e como ouvir para que elas falem” Adele Faber, Elaine Mazlish.
  • 3. “Eu quero falar lindamente! Técnicas de Fala ”Natalya Rom.
  • 4. “Comunicação eficaz. Técnicas e Habilidades »Ulla Dick.
  • 5. “Linguagem da comunicação” Marian Bugayski.
  • 6. “Teoria e prática da comunicação intercultural” Elena Belaya.
  • 7. “Manipulação da consciência”, de Sergey Kara-Murza.
  • 8. “Manipulador. A jornada interior da manipulação à atualização Everett Shostrom.
  • 9. “Código cultural” Cloter Rapay.


E a última, mas não menos importante, regra: seja educado. Não ouça, observe a subordinação e trate a pessoa com quem você se comunica com respeito. Esta regra é útil para você em absolutamente qualquer comunicação.

Continuamos a fornecer informações e conselhos práticos sobre a intensidade on-line do psicólogo e técnico de negócios Elijah Bachurin para desenvolver as habilidades do futuro. Desta vez, estamos aprimorando nossas habilidades de comunicação e aprendendo a construir relacionamentos úteis. 

A comunicação evoluiu como um instrumento de influência através da troca de informações – a influência do consciente ou do inconsciente, em si ou nos outros. É por isso que ganhar nem sempre é o melhor – convencer.

Como tornar sua comunicação o mais convincente possível?

Etapas da comunicação eficaz

A comunicação eficaz não começa imediatamente com a convicção, mas tem seus estágios. 

  • Objetivo . A maioria das pessoas começa a se comunicar sem entender seus objetivos. Você deve se perguntar sempre qual é o objetivo da comunicação que deseja ouvir ou responder.
  • Observação . Reúna informações para ajudá-lo a se comunicar.
  • Confiança . Este é um recurso extremamente importante, sem o qual a interação bem-sucedida é impossível.
  • Condição . Concentre-se nas emoções do interlocutor e não deixe você mesmo.
  • Escolha. É importante entender qual frase pode eventualmente afetar uma pessoa específica e “alterná-la” para o seu lado.

7 “não” e 4 “sim” da comunicação eficaz

O especialista em comunicação Julian Treasurer, em seu discurso no TED, chamou os sete “pecados capitais” da comunicação que devem ser evitados:

  • fofocas;
  • condenação;
  • negativo;
  • bebidas;
  • justificativa;
  • exagero;
  • dogmatismo.

Em vez disso, qualidade e comunicação eficaz devem sempre: 

  • significado (pergunte-se constantemente por que deseja iniciar essa conversa e se é necessário);
  • autenticidade (seja você mesmo e aceite a pessoa que você é);
  • sinceridade (se você não for sincero, o interlocutor sentirá isso);
  • amor (incorporado no respeito pelo interlocutor, seus desejos e interesses).
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Como fazer conexões?

A comunicação não é apenas alcançar o seu aqui e agora, mas também construir relacionamentos de longo prazo. Quais são algumas dicas para fazer isso:

  • 1) construa um bom relacionamento com antecedência, porque você nunca sabe quando e de quem conselhos ou ajuda são necessários;
  • 2) dominar a arte da conversa fiada;
  • 3) Prepare um campo de elevador para conhecer novas pessoas;
  • 4) ajudar desinteressadamente os outros e não acompanhar as boas ações – chegará a hora e alguém fará o mesmo por você;
  • 5) não coma sozinho e lembre-se periodicamente de um velho conhecido;
  • 6) Tornar-se o organizador de uma conferência, evento ou outro evento de networking;
  • 7) familiarize-se com os mestres em redes e siga o exemplo;
  • 8) Crie sua própria marca pessoal ;
  • 9) Lembre-se: para ser interessante, você precisa estar interessado nos outros.


8 exercícios para desenvolver suas habilidades de comunicação

Como escrevemos em resumos anteriores do intensivo, é impossível simplesmente ler uma habilidade ou ouvir uma palestra on-line para formar. Então, vamos compartilhar alguns exercícios práticos que ajudarão você a passar pelas comunicações. 

Exercício de auto-apresentação . Imagine que você precisa se informar em 30 a 60 segundos. Tente destacar as principais informações sobre você que deseja transmitir aos outros e tente fazê-las em tão pouco tempo. 

Exercício “Farol do Gerador”. Acorde de manhã e fale lindamente e com autoridade sobre as coisas do dia a dia, por exemplo, por que a humanidade precisa de lápis.

Quadro Exercício. Imagine três estruturas: 1) a pessoa que pergunta, 2) a pessoa que tem poder, 3) a pessoa que oferece oportunidades. Tente convencer o interlocutor de algo, tentando cada um desses quadros de função por vez.

Exercício para treinamento de observação “Odessa Hour”. Durante o dia ou pelo menos uma hora, inicie qualquer comunicação. Este é um exercício útil que o ajudará a aprender a ouvir e entender a outra pessoa, em vez de tentar convencê-la de uma vez.

O exercício de Sherlock Holmes. Lembre-se da pessoa com quem você interagiu recentemente. Como ela estava vestida? Quando ela está fazendo aniversário? O que a incomoda? Outra opção para este exercício é tentar adivinhar os pensamentos do interlocutor, entender seu comportamento corretamente (por exemplo, por que ele verifica constantemente seu smartphone). Verifique imediatamente sua suposição perguntando diretamente.

Exercício para criar confiança em “Encontrar o Comum”. O chamado princípio de Mowgli funciona aqui: “Estamos com você do mesmo sangue”. As pessoas começam a simpatizar com quem encontram algo em comum – e isso evita discussões acaloradas.

Exercício para trabalhar com emoções “Conferência de imprensa” . Dentro de um minuto, fale sobre você ou “venda” alguma coisa. Em seguida, peça à outra pessoa que faça algumas perguntas prementes e provocativas, e você responderá com a maior calma possível. Isso permite que você treine assertividade – a capacidade dedefender seu ponto de vista educadamente e com respeito ao interlocutor, sem ceder a emoções e provocações.

Exercite a busca por “switch” e o argumento bem-sucedido “Buy – sell”. Pense em um produto que vale mais de US $ 1000 e tente vendê-lo. Observe – você está se concentrando apenas em seus próprios motivos ou ainda está se perguntando se este produto será útil para a outra parte? Porque, claro, a segunda opção é melhor

Lembre-se: Uma abordagem abrangente é importante no treinamento de novas habilidades: use todos ou a maioria desses exercícios e combine-os.

Fontes:
Small Biz Trends
The Balances MB
Bp Plans
Life Hack
SBA – US
Franchise Direct

 

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