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Como delegar tarefas corretamente?

Dedos apontando funções

A necessidade de compartilhar suas responsabilidades é um sinal de crescimento profissional. Você é promovido a lidar com tarefas mais globais e, em vez disso, delega parte de sua rotina a outras. Mas, às vezes, em vez de dividir suas responsabilidades, você faz um trabalho duplo. Vamos descobrir como delegar para não complicar sua vida.

Como decidir delegar?

Parece que ninguém se recusará a descarregar um pouco. Mas confiar em outra pessoa com as tarefas pelas quais você é responsável é difícil. Como superar essa barreira psicológica?


Entenda por que isso é para você 

Se você ama seus deveres, está interessado em cumpri-los e tudo o que consome tempo pode não valer a pena baixar. Mas a delegação é necessária se:

  • você não tem tempo suficiente para descansar ou resolver problemas globais;
  • os subordinados precisam de tarefas mais complexas para o desenvolvimento;
  • posteriormente, você deseja confiar a administração a um dos funcionários. 

Relacione por que você precisa delegar responsabilidades. Essa lista irá ajudá-lo a decidir. 


Analisar os recursos dos funcionários

Para delegar sem medo, é importante acreditar na competência e motivação dos colegas. Isso ajudará na análise de cada funcionário. Isso ajudará você a descobrir quem está pronto para executar algumas de suas tarefas agora e quem mais você precisa ensinar ou motivar. 

A tabela a seguir pode ser usada para descrever quem está em qual nível.

 MotivadoDesmotivado
Competente Motivado e competenteDesmotivado, mas competente
IncompetenteMotivado, mas incompetenteDesmotivado e incompetente

Motivados e competentes são funcionários que podem ser delegados às suas tarefas agora. É melhor não trabalhar com os desmotivados e incompetentes. E para outros, você precisa fazer planos individuais, onde especificar como aumentar sua motivação ou o que mais aprender. 

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Também será útil listar as habilidades de cada funcionário, bem como seus pontos fortes e fracos, para compartilhar a tarefa com mais competência. 


Transferir a autoridade gradualmente

Se você achar difícil delegar até o funcionário perfeito, comece com pequenas tarefas. Dê algo urgente / menos importante e, sob nenhuma circunstância, interfira no processo e, no final, não deixe de dar feedback ao seu colega. Quando um subordinado lida com isso, será mais fácil confiar nele em projetos maiores. 


Como delegar suas tarefas?

É recomendável que você use essas regras para evitar delegação.

1. Registre por escrito todas as instruções, prazos e desejos. Porque as observações verbais são esquecidas e distorcidas.

2. Explique a tarefa e o resultado desejado com o máximo de detalhes possível, por exemplo, escreva a tarefa usando o método SMART . A pessoa ficará mais motivada se entender o que e por que está fazendo. 

3. Como determinar se a tarefa será muito difícil ou, inversamente, simples para outra? Geralmente, se uma pessoa é capaz de realizar 70% da tarefa, ela cuidará dos outros 30%. 

4. Não interfira no processo de trabalho. Deixe o funcionário sentir total responsabilidade. É sua responsabilidade fornecer um TK claro e verificar o resultado. O subordinado pode não seguir o caminho que você imaginou. E tudo bem.

5. Esteja aberto a discussões e perguntas. Sim, você levará muito tempo a princípio, mas economizará muito mais tempo depois. 

6. Certifique-se de analisar seu trabalho e nos enviar um feedback .

7. Não recicle por outras pessoas. Se o seu colega não tiver lidado com a primeira vez, explique seus erros e dê tempo para corrigir. Não faça por ele, porque todos os benefícios da delegação serão perdidos e a pessoa não aprenderá nada. 

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Quando e o que deve ser delegado?

Como delegar para não se privar de assuntos realmente importantes? Faça uma lista das tarefas que você faz em uma semana e divida-as de duas maneiras.


A matriz Eisenhower
 

Esta é uma tabela com quatro categorias, onde você deve colocar todos os seus casos.

 UrgentementeNão urgentemente
Importante  
Não importa  

Todas as tarefas importantes (urgentes e não muito importantes) devem ser executadas pelo gerente de forma independente. O irrelevante e urgente deve ser delegado. E não urgente e sem importância pode ser riscado ou usado para verificação de funcionários.


Direito de Pareto

De acordo com a lei de Pareto, apenas 20% dos casos em sua lista dependem de 80% do resultado. Seu trabalho é identificá-los e deixá-los para você. Como fazer isso? Considere, por exemplo, quais questões são as mais rentáveis ​​para a empresa. Podem ser reuniões com clientes importantes ou desenvolvimento de uma estratégia de desenvolvimento. 


E finalmente

Se você tem medo de que seus colegas aprendam a fazer seu trabalho e o substitua, acreditamos que as consequências serão bem diferentes. Geralmente delegue tarefas de rotina. Se o fizer, terá mais tempo para questões estratégicas e seu valor como funcionário só aumentará.

Fontes:

Admin Jobs
Job Network
Global Careers Fair
Open Colleges
INC

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