Como e por que usar um quadro Kanban para trabalhar

Se você está um pouco familiarizado com a TI, provavelmente já ouviu ou viu um quadro Kanban – um flipchart, jornal whatman ou, de fato, um quadro com muitas colunas e adesivos. 

Dizemos por que o Kanban é necessário e como ele ajuda a estabelecer processos em qualquer, e não apenas em uma equipe de TI.

As palavras Agile, Scrum e Kanban estão associadas principalmente ao desenvolvimento de TI, embora também sejam ativamente usadas fora dele. Já falamos sobre como incorporar elementos do Scrum no trabalho de uma equipe inacessível. Mas a filosofia Agile tem outra abordagem – kanban, e sua implementação é ainda mais fácil que o  Scrum.

Como o Kanban funciona em TI?

Kanban, como Scrum, é uma metodologia de gerenciamento de desenvolvimento da filosofia Agile. Seu significado principal está concentrado em torno do quadro kanban, que visualiza todos os processos.

Um quadro típico usada para desenvolver software contém essas colunas:

  • objetivos do projeto;
  • lista de pendências;
  • estudo de design;
  • desenvolvimento;
  • teste;
  • feito;
  • urgentemente.

Cada empresa e até o departamento adaptam o quadro às suas necessidades, para que as colunas possam ser diferentes. Cada um tem tarefas (adesivos) atribuídas a um membro da equipe específico. Depois que a tarefa é concluída, ela passa para a próxima coluna.

Benefícios dos quados Kanban

1. Trabalho em equipe

O quadro visualiza as tarefas e o envolvimento de cada membro da equipe. O desenvolvedor pode ver claramente o que os designers estão fazendo e o testador pode entender quando esperar que um novo recurso seja verificado. Da mesma forma, os membros da sua equipe serão capazes de entender o que está acontecendo em todo o projeto.

2. Prioridades e controle da situação

As tarefas nas colunas são priorizadas, o que significa que nem o gerente nem o desenvolvedor ficarão confusos. Além disso, a gerência vê quando alguém tem problemas e para de trabalhar se os adesivos não se movem pelo quadro. Nesse caso, você pode reorganizar a tarefa para outro especialista ou descobrir qual é o motivo e em que estágio você precisa fortalecer.

3. Foco claro nas tarefas

Multitarefa – este é bom ( embora não o fato ), mas kanban pretende limitar as tarefas executadas ao mesmo tempo.

Isso significa que um membro da equipe pode trabalhar simultaneamente não mais do que em 2 a 4 tarefas. Graças a isso, ele se concentra melhor e pode exercer o máximo de esforços para concluir a tarefa.

4. Gerenciamento de tarefa

O gerente pode avaliar rapidamente a carga de cada especialista, determinar quem concluirá suas tarefas quando e a quem executar uma nova tarefa. 

É conveniente trabalhar com funcionários remotos e freelancers no Kanban – o conselho mostrará rapidamente o que eles estão fazendo e quão positiva é a dinâmica de seu trabalho.

5. Motivação e retrospectiva

O Kanban recebe stand-ups diários e flashbacks semanais. No entanto, eles levam menos tempo do que quando estão trabalhando no Scrum, já que tudo já está visualizado no quadro. A atenção da equipe em retrospecto é focada em descobrir o que impede uma tarefa específica de passar para a próxima coluna e como otimizar o processo.

6. A alegria de mover tarefas

Assim que você terminar a tarefa, vá para o quadro, rasgue o adesivo e cole-o na próxima coluna, enviando-o para o próximo estágio. Tal ritual traz emoções positivas e uma sensação de conclusão.

Como pode ser um quadro kanban na sua empresa?

O primeiro passo para criar um quadro Kanban é definir os passos para os nomes das colunas. Pense em quais estágios seu produto / serviço passa ou quais tarefas típicas uma equipe executa. Aqui estão exemplos simples que podem ajudar a compor seu Kanban. 

Opção número 1. Telefonar para um cliente – reunir-se com um cliente – concluir um contrato – transferir o trabalho para um especialista.

Opção número 2. Desenvolvendo uma estratégia de conteúdo – aprovando uma estratégia com um cliente – criando uma segmentação de configuração de conteúdo.

Opção número 3. Receber um pedido de encomenda de roupas – uma resposta para o cliente – coletar um pedido – enviar por “correio” – receber pagamento.

Os adesivos que você moverá podem ter nomes de clientes ou tarefas mais restritas para a coluna. Por exemplo, na coluna “Criação de conteúdo”, podem existir vários adesivos: 5 postagens no Facebook, 5 postagens no Instagram etc.

Tudo depende das suas necessidades e do seu conforto.

Existe outra maneira de equipar um quadro Kanban – em nossa opinião, o mais fácil. Você pode nomear as colunas simplesmente Backlog, Em andamento, Concluído . Nesse caso, todas as suas tarefas são localizadas primeiro no Backlog . Quando um membro da equipe começa a trabalhar na tarefa, o adesivo passa para Em andamento e , após a conclusão, cai em Concluído .

Como criar um quadro kanban?

Você pode usar um marcador, uma placa de cortiça ou um papel comum e adesivos coloridos. Para os primeiros estágios do envolvimento da equipe no sistema, recomendamos um quadro físico. Se desejar, com o tempo, você pode mudar para o eletrônico, por exemplo, o Trello (para trabalhar com membros remotos da equipe, você pode começar imediatamente com ele).

Anna Soha, profissional de marketing de conteúdo, sobre como trabalhar com o quadro Kanban:

“Durante um ano e meio, trabalhei em um estúdio na web como profissional de marketing interno da Internet. Minhas tarefas eram diversas: email marketing, escrevendo artigos em um blog corporativo, SMM, páginas internas do site de uma empresa.

Nós trabalhamos no kanban: no início da semana, formamos uma lista de tarefas, as movemos para Em andamento e depois para Concluído. No final da semana, eles entenderam por que uma determinada tarefa não podia ser concluída e que ajuda era necessária. Graças ao conselho do Kanban, distribuí claramente a carga por uma semana, vi onde empurrar e meu gerente prestou atenção suficiente ao meu trabalho. ”

Portanto, o kanban é um conjunto de soluções para trabalhar no espírito do Agile. Ele nos ensina flexibilidade, experimentação, trabalho em equipe e pensamento analítico. Você não precisará alterar drasticamente todo o sistema de trabalho; portanto, tente deixar o Kanban entrar em sua equipe e no seu coração!

Fontes:
Small Biz Trends
The Balances MB
Bp Plans
Life Hack
SBA – US
Franchise Direct

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